Datos básicos
En el menú Datos básicos encontrará todos los parámetros de configuración del programa. A continuación presentamos los principales apartados de mayor uso en el día a día de su actividad.
Si usted es nuevo usuario de Bacosoft LEX, le aconsejamos consultar el manual de usabilidad en el siguiente enlace: usabilidad.
Los apartados de Bodegas, Depósitos fiscales y Establecimientos vienen ya configurados con la entrega de la aplicación Bacosoft LEX y tienen que ver con su empresa, no con clientes o proveedores. Es donde se define el tipo de actividad/es de la empresa, si hay fábrica, depósito o almacén fiscal, las empresas vinculadas si las hubiera, etc.
| El correcto ingreso y mantenimiento de estos datos le permitirá ahorrar tiempo en el llenado de formularios, facilitando su flujo de trabajo. |
Personas y Empresas
En esta opción podrá dar de alta o modificar clientes, proveedores, transportistas, transitarios y aduanas. El programa los agrupa en una misma base de datos, es decir, no hay tablas separadas para clientes o proveedores. Cuando necesite buscar una empresa, tendrá que hacerlo básicamente por el filtro Nombre o NIF.
Para dar de alta una persona o empresa pulse en el botón Nuevo y se abrirá un formulario con dos pestañas. En la pestaña Persona introduzca el Nombre y NIF, el resto de campos son optativos. Si desconoce el NIF puede dejar el campo en blanco. La pestaña Direcciones solo hay que completarla cuando se trata de aduanas y con clientes, proveedores o transitarios con los que se opera en régimen suspensivo. En este caso, debe tener en cuenta las siguientes observaciones:
Crear una aduana
Vaya a y pulse el botón Nuevo. En la primera pestaña indique únicamente el nombre de la aduana. En la segunda pestaña, Direcciones, seleccione en la columna tipo de destino Exportación y en la columna de Número IIEE indique el código de la aduana. Deje en blanco el resto de columnas.
| Las aduanas deben quedar siempre sin población en su ficha, tanto en la primera pestaña como en la segunda de Direcciones. |
| Solo tendrá que crear las aduanas de manera manual cuando los EMCS no los presente con Bacosoft LEX. En este caso, cuando registre salidas por aduana deberá indicar en el campo Empresa la aduana ante la que se hayan realizado los trámites de exportación y que es la que consta en el EMCS. |
Crear un establecimiento con CAE
Vaya a y pulse el botón Nuevo.
En la primera pestaña indique al menos Nombre y NIF. Si desconoce el NIF puede dejarlo en blanco. En la segunda pestaña, Direcciones, seleccione el tipo de destino, indique el CAE en la columna Número IIEE, e introduzca la dirección y población. La columna Número IIEE depósito fiscal solo es necesaria rellenarla cuando se trate de un depósito fiscal.
En este caso, en la columna Número IIEE debe escribir el CAE del depositario autorizado y en la columna Número IIEE depósito fiscal el del depósito fiscal. En España estos dos números son iguales pero hay estados de la Unión Europea en los que no. En el caso que el establecimiento tenga más de una dirección de entrega pulse en el botón Nuevo para añadir una nueva línea.
|
Verifique que el tipo de destino y CAE son correctos. Junto al CAE aparecerá el botón que sirve para consultar su validez para envíos intracomunitarios en la web SEED – Verificación de Autorización de Impuestos Especiales. Allí se le mostrará el tipo de autorización por productos que tiene cada CAE. En los establecimientos que son depósito fiscal compruebe que el numero de depositario autorizado y el de depósito fiscal los ha introducido en las columnas que corresponden. Esa página de consulta trabaja sobre la base de datos del sistema de EMCS intracomunitario. Por esta razón no es posible consultar desde allí la validez de los CAE de las Islas Canarias y fábricas de vinagre. |
|
Tenga en cuenta las siguiente consideraciones: Si se trata de una Fábrica de alcohol, además de lo que se ha mencionado deberá marcar la casilla Es fábrica de alcohol que está al final de cada pestaña. 
Si se trata de una Fábrica de vinagres indique el CAE AX, la dirección y la población. Deje la columna tipo de destino sin rellenar ya que será completada automáticamente por la aplicación. 
|
Crear una zona fuera del CAE
Para definir una zona fuera del CAE dentro de su establecimiento debe dar de alta una nueva dirección dentro de su propia empresa.
Vaya a , para seleccionar su empresa (puede utilizar el filtro de nombre), haga clic en el botón derecho, luego seleccione Editar. Diríjase a la segunda pestaña de Direcciones.
La columna Nombre por defecto aparecerá oculta. Para hacerla visible siga las instrucciones de Personalización de columnas.
Pulse el botón Nuevo y complete la columna Nombre con la identificación que le quiera dar al almacén, por ejemplo: Almacén-Zona fuera CAE y en la columna Tipo de destino seleccione la opción Zona fuera del CAE. Deje el resto de los campos en blanco.
|
Cuando registre una salida con destino al Almacén-Zona fuera de CAE desde el botón derecho Dar salida, seleccione en el campo Empresa el almacén recientemente creado. 
En el caso de Importar los registros de salidas a través de una planilla externa, agregue en ella la columna con el nombre Tipo de destino e indique el valor Zona fuera del CAE cuando así corresponda. En este caso la empresa de destino no es necesario que tenga ninguna dirección definida ya que se está indicando el tipo de destino directamente en el registro. |
Datos para partidas
Productos
Vaya a para dar de alta o modificar los productos que utiliza en Bacosoft LEX: productos auxiliares, materias primeras, productos elaborados, referencias comerciales, etc.
El programa ofrece un listado de productos parametrizados de acuerdo a sus características a efectos de SILICIE y Agricultura. Podrá dar de alta productos de dos formas: subordinando el producto nuevo a otro ya creado o copiando otro producto. A continuación se explica cómo proceder en cada caso y las ventajas de cada uno.
Alta de producto subordinado
Haga clic en el botón Nuevo y se abrirá la ficha del producto a rellenar. Escriba el nombre que quiere dar al producto y a continuación, en el campo Subordinado a, seleccione el producto al que quedará subordinado. Ha de ser un producto con las mismas características a efectos de unidad de medida, impuestos especiales y agricultura. Automáticamente se rellenarán el resto de campos. Entre los dos productos se establece una relación de jerarquía de tipo “padre-hijo”. El producto subordinado hereda las características de su padre y cualquier modificación posterior en el producto padre se trasladada al producto hijo.
-
Tipo de partida: Seleccione la que corresponda (optativo)
-
Parámetros químicos: Si en la entrada de la partida no se especifica parámetros químicos, el programa le asignará por defecto los que tenga en su ficha (optativo)
-
Código NC: Código de nomenclatura combinada. Por defecto arrastra el del padre. Tenga en cuenta que en determinados productos el código NC es diferente en función de la capacidad del envase (Obligatorio para productos que se suministran a SILICIE).
| Cuando subordinamos un producto a otro se crea una relación entre los dos productos de tipo jerárquico que resulta muy útil para crear familias de producto. Por ejemplo, puede crear un producto que sea Material de embotellado y subordinar a él los diferentes tipos de cajas, botellas, tapones, etiquetas, cápsulas… De esta forma, cuando filtre por producto Material de embotellado obtendrá las existencias o movimientos de todos los productos de esta familia. |
Alta copiando un producto ya creado
Seleccione un producto que tenga exactamente las mismas características que el que quiere crear (unidad de medida, impuestos especiales, agricultura y código NC) y en el menú de botón derecho pulse Copiar. Cambie el nombre del producto y luego confirme con Aceptar. No podrá modificar ninguna característica del producto nuevo. Esta función se utiliza para los siguientes casos:
-
Para crear un producto genérico copia de otro:
Por ejemplo, tiene creado el producto Etiqueta sin subordinado y a partir de él da de alta el producto Caja.
El resultado será un nuevo producto con distinto nombre pero igual características.
A partir de aquí ya podrá dar de alta los diferentes tipos de caja subordinándolos al producto padre Caja.
No sería correcto copiar el producto Caja para crear un producto a granel porque la clave de SILICIE, la unidad de medida y el código NC son diferentes.
-
Para crear un producto subordinado copia de otro:
Por ejemplo, quiere crear el producto Botella 70cl y tiene creado el producto Etiqueta Premium subordinada a la familia Material de embotellado. Copie el producto Etiqueta Premium y cambie el nombre por Botella 70cl.
El resultado es que el producto Botella 70cl también quedará subordinado a la familia Material de embotellado.
A modo de resumen, este sería el esquema a seguir cuando quiere dar de alta un producto nuevo:
-
Si el producto forma parte de una familia o grupo de productos, subordínelo al “padre”, o bien, copie uno de los productos que ya están subordinados a ese “padre” que tenga el mismo código NC.
-
Si quiere crear un producto que no esté subordinado, copie un producto que no esté subordinado con las mismas características.
Si considera que ninguna de las referencias de la lista cumple con alguna necesidad concreta, rogamos se ponga en contacto con nuestro equipo de soporte.
Marcas comerciales
Se considera Marca comercial cada una de las referencias disponibles para su venta. Cada formato disponible (botella 33cl, botella 75cl, barril 20L, Lata 44cL, etc…) de cada variedad de cerveza, debe definirse como una Marca comercial accediendo a la opción correspondiente en . Pulse el botón Nuevo y se abrirá el formulario a rellenar.
Plantillas de composición
Son plantillas que definen el tipo y la cantidad de materias primas a consumir en un proceso de elaboración. En este sentido, usted puede preconfigurar plantillas tanto de recetas de elaboración, como plantillas de embotellado y etiquetado.
Acceda a .
En el menú superior verá las tres opciones de plantilla que hemos comentado. A continuación presentamos una plantilla muestra de Elaboración y Embotellado.
Seleccione la opción Elaboración para comenzar a completar la plantilla con la receta de su cocimiento.
Observe que hay 2 pestañas. En la primera, llamada plantilla, debe completar los datos siguientes:
-
Nombre: Nombre que le quiera dar al mosto
-
Tipo de partida: Granel
-
Datos predefinidos de la partida final:
-
Producto: Mosto de cerveza
-
Estado de elaboración: Fermentación y maduración
-
Detalles:(Opcional)
-
Parámetros químicos: GPO o p y GAP
-
En la segunda pestaña, Productos consumidos, defina los productos a consumir dándolos de alta con el botón verde Nuevo. Indícale en la columna Cantidad los Kg o litros usados según la Cantidad partida final indicada en la parte superior.
El siguiente ejemplo es de una plantilla de Embotellado. En ella le indicaremos las materias auxiliares gastadas según el formato de envasado final (tipo de botella, etiquetas, chapa, caja, etc…).
-
Nombre: Nombre que le quiera dar a la plantilla
-
Datos predefinidos de la partida final:
-
Producto: Nombre de la cerveza si trabaja con productos o indique cerveza si trabaja con marcas comerciales
-
Marca comercial: Nombre comercial de su cerveza
-
Detalles:(Opcional)
-
Capacidad de los envases: Indique la capacidad
-
Etiquetado: Si/No
-
Parámetros químicos: dejar en blanco
-
En la segunda pestaña, Productos consumidos, inserte con el botón verde las referencias de material auxiliar gastado y la cantidad usada según la Cantidad de partida final en botellas que le indique en la parte superior.
Por ejemplo, en el caso de querer controlar el stock por botella, en la Cantidad de partida final pondríamos 1 botella y no indicaríamos la referencia caja en la lista de productos a consumir. Por lo contrario, si quiere controlar el stock por cajas de embalaje, si éstas fueran para 6 botellas, indicaríamos 6 unidades de cada referencia y para la caja 1 unidad, como se muestra en la siguiente imagen.
Poblaciones
Para que Bacosoft LEX asigne correctamente el destino de las salidas a efectos de declaraciones y SILICIE, es necesario que la población destino esté vinculada a una provincia y ésta a un país.
Población
Para dar de alta una población vaya a y pulse el botón Nuevo.
En el formulario que se abre indique el nombre de la población y seleccione su provincia. Bacosoft LEX tiene cargadas todas las provincias españolas. Si se trata de una población extranjera simplifique creando provincias genéricas con el nombre del país.
El campo Zona vitícola déjelo en blanco. El campo Código INE solo es necesario completarlo si los MVV los envía al sistema GELIBO desde Bacosoft LEX y es una población española. Para rellenar el código INE pulse sobre el botón .
Provincia
Para crear una provincia puede hacerlo directamente desde el formulario de población pulsando el botón Acciones y luego en Nuevo o yendo a . En el formulario que se abre escriba el nombre de la provincia y seleccione el país.
Para salidas hacia Canarias la población destino que indique ha de estar asociada siempre a una provincia que tenga la opción En Canarias seleccionada.
| Fuera de España no hace falta definir las provincias de cada país, es suficiente con crear una provincia de igual nombre a su país. |
País
Para crear un país puede hacerlo directamente desde el formulario de provincia pulsando el botón Acciones y luego en Nuevo o yendo a . En el formulario que se abre indique el nombre y seleccione el tipo de destino (exportación, mercado interno o Unión Europea).
El código ISO solo es obligatorio si presenta EMCS desde Bacosoft LEX. En el programa están cargados todos los países de la Unión Europea con su código ISO.
Simplificación posible
Si no presenta los EMCS o MVV directamente desde Bacosoft LEX y no necesita sacar estadísticas de salidas por provincias o países puede simplificar el registro creando las siguientes poblaciones genéricas con sus correspondientes provincias y países tal y como sigue:
-
España. Provincia: España; País: España.
-
Islas Canarias. Provincia: Islas Canarias con la marca En Canarias; País: España.
-
Resto UE. Provincia: Resto UE; País: Resto UE con tipo de destino Unión Europea.
-
Exportación. Provincia: Exportación; País: Exportación con tipo de destino Exportación.