Entradas de producto

Las entradas de producto pueden ser de graneles (vino, mosto, mosto azufrado), de embotellados (vino o espumoso en punta) o de materia prima y auxiliar con o sin alcohol (mosto concentrado rectificado, productos enológicos, productos auxiliares de packaging, etc…). Para registrar la entrada de cualquier producto vaya a Libros de Registro Consultas Registros de entrada

NOTE: Si la notificación de recepción de los documentos de acompañamiento e-DA la realiza directamente desde Bacosoft, el programa generará automáticamente el registro de entrada y por lo tanto no es necesario que lo haga usted. En el siguiente enlace encontrará una guía detallada de cómo gestionar la recepción de documentos de acompañamiento e-DA: Recepción de EMCS.

En la barra de botones verá la posibilidad de entrar Producto a granel, Embotellado, Espumoso o Producto auxiliar. Acceda a la opción a la cual pertenece el producto entrante.

Cuando haga clic en alguna de las 4 opciones se le abrirá un Registro de Entrada para cumplimentar. Los registros son parecidos entre sí aunque según las características del tipo de producto, se activarán unos campos u otros para cumplimentar.

A continuación vamos a detallar los campos que se puede encontrar en los distintos registros.

Valor que debe consignar en cada columna:

Fecha: Fecha de la entrada del producto en su fábrica (obligatorio)
Documento: Albarán, MVV, Factura o E-DA (para productos en régimen suspensivo) y Número de documento Si el documento es un e-DA indique aquí el ARC completo (obligatorio)
Empresa: Nombre del proveedor (obligatorio)
Población: Arrastrará la población si está creada en la ficha del proveedor (opcional pero obligatorio para los registros e-DA)
Producto: Nombre del producto (obligatorio)
Color: Blanco, tinto o rosado (obligatorio en vinos y mostos)
Variedades: indique la/s variedad/es y sus respectivos porcentajes (opcional)
Calificación: Indique si es vino con DOP, sin IGP, varietal… (no aplica en producto auxiliar)
Estado de calificación: Seleccione entre apta, calificada o no aplica (obligatorio y no aplica a producto auxiliar)
Zona vitícola: Indique si es CI, CII, CIIIb (obligatorio y no aplica en producto auxiliar)
Añada: Añada del producto (opcional y no aplica a producto auxiliar)
Chapa: Mes/año del embotellado (obligatorio y sólo aplica a espumosos)
Sistema de producción: Indique si es Convencional, integrada, en conversión Eco, ecológica….Si se deja en blanco Bacosoft lo interpretará como convencional (opcional y no aplica en producto auxiliar)
Certificado de calificación: Introduzca el número y fecha del certificado (opcional y no aplica en producto auxiliar)
Estado de elaboración: Campo automático (no aplica en producto auxiliar)
Número de lote: Lote del fabricante (opcional)
Detalles: Texto personalizado identificativo de la partida (opcional)
Marca comercial: Si trabaja con marcas comerciales indíquela (condicional y sólo aplica a embotellados)
Capacidad botella: 0,75L, 1,5L…(obligatorio para embotellados y espumosos)
Botellas por caja: (opcional y sólo aplica a embotellados y si tiene activado ese módulo)
Etiquetado: Indique Sí o No (sólo aplica a embotellados)
Detalles: Texto personalizado identificativo de la partida (opcional)
Parámetros químicos: En productos con alcohol es obligatorio indicar el grado alcohólico (GA) (condicional)
Manipulaciones: Indique si el producto viene con manipulaciones (acidificación…) (obligatorio y solo aplica a graneles y producto auxiliar a granel)
Propietario: Nombre del propietario de la partida (Solo rellenar en caso de trabajar para terceros y que el propietario de la partida sea un tercero)
Régimen suspensivo: Solo rellene este campo si quiere generar el modelo 380 con Bacosoft. En ese caso, en las partidas en régimen suspensivo ha de indicar el importe total sin IVA. En el resto de casos dejar en blanco (condicional)
Precio: Precio unitario en Euros (opcional si tiene el módulo activado)
Ubicaciones: Si trabaja con almacenes o depósitos configurados (condicional)
Cantidad: Cantidad que entra en fábrica (obligatorio)
Observaciones: Indicaciones internas que salen en los libros. Si es solo para uso interno puede anotarlas en notas privadas y así no aparecerán en los libros.

Al final del formulario verá los botones Indicar tipo SILICIE, Copiar partida y Cambiar tipo de partida:

Indicar tipo SILICIE: Está indicado exclusivamente para casuísticas excepcionales, no lo tenga en consideración para su día a día. El equipo de soporte le indicará como usarlo en caso necesario.
Copiar partida: Pulse este botón si quiere copiar los datos de una partida ya existente. Seleccione la partida y automáticamente se le cargarán en el formulario.
Cambiar tipo de partida: Pulse en este botón si quiere cambiar el tipo de partida, por ejemplo de granel a embotellado. En ese caso los campos del formulario se adecuaran a los del nuevo tipo de partida.

Importación hoja Excel

A continuación encontrará 3 plantillas de muestra que contienen diversas columnas según el tipo de producto. Rellénelas como se ha indicado anteriormente.

Podrá descargarse las plantillas en los siguientes enlaces:

Importación entradas de material auxiliar con o sin alcohol: Ejemplo importación material auxiliar.

Importación entradas de producto a granel: Ejemplo importación granel.

Importación de entradas de producto embotellado (envasados y espumoso): Ejemplo importación producto envasado.

Para importar el fichero, siga la ruta Libros de Registro Consultas Registros de entrada. En la barra de botones verá la opción Importar. Vaya a buscar el fichero de importación dentro de sus carpetas.

Al confirmar Aceptar al fichero, el programa hará una primera validación de los datos importados. Si todo es correcto, aparecerá un diálogo solicitando confirmación donde deberá pulsar Sí para terminar el proceso.

Si durante la validación el programa encuentra errores, éstos serán listados en pantalla para su consideración. En el ejemplo abajo indicado, el error viene porque se ha dejado una de las columnas de cantidad en blanco. En estos casos, haga clic en Cancelar, corrija el error que surja en su Excel y una vez solventado, vuelva a cargar la importación del fichero modificado.

Configurar stocks mínimos

Bacosoft permite configurar stocks mínimos de productos y listar los que están por debajo del umbral definido, una funcionalidad que puede resultarle muy útil para gestionar el almacén de productos auxiliares y programar compras.

Para ello vaya a Libros de Registro Consultas Productos bajo mínimo.

Una vez dentro, primero deberá establecer las cantidades de referencia. Para ello, haga clic en Configurar y se le abrirá una ventana con los stocks mínimos que ya tiene definidos. Podrá dar de alta una nueva referencia con el botón del submenú superior Nuevo.

En la pantalla Productos bajo mínimos le aparecerán en color rojo aquellos productos cuyo stock actual se encuentra por debajo de la cantidad mínima definida. Si quiere puede exportar ese listado a Excel.

Bacosoft no genera un aviso cuando el stock de un producto queda por debajo del mínimo. Para conocer el estado de los productos deberá acceder a la consulta Productos bajo mínimos.